Zarządzanie sobą w czasie: lepszy marketing

Żyjemy w kulcie produktywności, a słowo: “wydajność” i “efektywność” są jednymi z najważniejszych fraz używanych w firmach. Nic dziwnego, czas jest na wagę złota, a wykonywanie założonych zadań pcha przedsiębiorstwo do przodu i decyduje o jego rentowności. Jak mądrze zabrać się do zarządzania sobą w czasie i robić lepszy marketing? 

W czasach pandemii wielu pracowników, dyrektorów, menagerów, pracuje zdalnie. W takiej sytuacji zyskujemy czas, który wcześniej był poświęcany na dojazdy, spotkania, konferencje, przerwy w pracy. Ale czy dobrze zarządzamy sobą w czasie? 

Zarządzanie czasem: 8 porad 

W wielu przedsiębiorstwach codzienny natłok zadań i spotkań skutkuje brakiem czasu na różne zadania, najczęściej marketingowe. Co można zrobić inaczej, aby poprawić produktywność, dopracować strategie marketingowe i nie wypalić się? 

Zarządzanie codziennymi zadaniami.

Przyjrzyjmy się dokładnie liście zadań. Które zajmują najwięcej czasu, a niekoniecznie musimy w nich osobiście uczestniczyć lub je wykonywać? Zostawmy niezbędne zadania, a resztęzdelegujmy pracownikom lub podwykonawcom. Warto sobie określić, co konkretnie musi być zrobione danego dnia i o jakiej porze. Potem trzeba wpisać obowiązki do listy zadań w aplikacji (np. Nozbe, Trello), do Excela lub na papierze. Może to oznaczać, że pozbędziemy się dużej części zadań, które do tej pory blokowały czas, energię i powodowały rodzaj zastoju w firmie. W tym procesie bardzo pomoże macierz Eisenhowera, czyli podział wszystkich zadań na 4 bloki:  

• ważne i pilne, czyli do zrobienia w pierwszej kolejności 
• Ważne i niepilne, do zrobienia później 
• Nieważne i pilne (do zdelegowania innym) 
• Nieważne i niepilne – tego nie trzeba robić. 

Zarządzanie okresowymi zadaniami.

W firmach istnieją jeszcze inne rzeczy do zrobienia, wymagające więcej zaangażowania lub konsultacji ze specjalistami. Warto również wpisać w kalendarzu czas na tego typu zadania i jeśli to możliwe, rozbić je na mniejsze czynności. Istnieje wtedy duża szansa, że nie stracimy motywacji i zadanie będzie zrobione na czas. Może to być na przykład rozplanowanie wyglądu nowej strony internetowej. Wtedy trzeba przygotować makietę strony www, treści, grafiki, prześledzić i przetestować ścieżkę klienta, czyli sposób poruszania się po witrynie, który zadecyduje o jej skuteczności. Każde z podzadań wymaga konsultacji z podwykonawcami i ewentualnej korekty, dlatego niezbędne jest wyznaczenie zapasu czasowego. 

Planowanie czasu co do jednej minuty.

To częsty błąd pracowników i nierzadko menagerów, którym zależy na wypełnieniu jak największej liczby zadań. Najczęściej jednak trudno spełnić te oczekiwania, ponieważ wiele czynności trwa nieco dłużej niż przewidujemy. Poza tym w trakcie pracy często pojawiają się nadprogramowe zadania lub problemy. Najlepiej sprawdza się wykonywanie zadań w blokach czasowych (np. technika pomodoro, czyli praca w skupieniu przez krótki czas, np. 25 minut oraz zrobienie pięciominutowej przerwy. Ten cykl powtarza się 4 razy, następnie nagradzamy się dłuższą przerwą (25-30 minut).  

Multitasking.

W świecie rozwoju osobistego przez jakiś czas mówiło się o zwiększonej produktywności dzięki wykonywaniu wielu zadań w tym samym czasie. Jednak naukowcy udowodnili, że tak naprawdę nie można robić kilku rzeczy jednocześnie. Jeśli ktoś z nas próbuje w ten sposób pracować, stara się szybko “przełączać” pomiędzy różnymi zadaniami. To może skutkować obniżeniem wydajności, ponieważ wiele rzeczy konkuruje o uwagę i w dłuższej perspektywie takie działanie prowadzi do spadku zasobów poznawczych. Takie rozwiązanie sprawdza się jedynie wtedy, gdy drugie działanie jest zautomatyzowane (np. słuchanie audiobooka), podczas gdy pracownik coś zapisuje, idzie, czegoś szuka itp. Trudno jednak w pełni koncentrować się, robiąc naraz dwie rzeczy wymagające dokładności i kreatywności oraz angażujące podobne zmysły – np. tworzenie strategii marketingowej i przygotowywanie contentu do social media. W trakcie przeskakiwania na zadania krótkie i chwilowe, może spaść uwaga, a powrót do zadania według badań potrwa o 30% dłużej.  

Szybki Internet i dobry sprzęt.

To podstawowe rzeczy w firmie, które dość mocno wpływają na produktywność. Przerwy w dostawie sieci czy wolny komputer nie przyspieszą pracy. Warto zainwestować w dobry hosting na wydajnych serwerach SSD.  

Efekty pod presją czasu. 

Wielu pracowników i szefów ma ten etap za sobą. Często jest zwany “syndromem studenta”. Jednak według badań naukowców wykonywanie zadań “na ostatnią chwilę” nie jest tak efektywne jak rozplanowanie pracy. Praca “z nożem na gardle” według badań skutkuje większą niedbałością i gorszymi efektami. Nie mówiąc już o stresie… 

Spotkania. 

W niemal każdej branży istotne są spotkania, podczas których ustala się bieżące zadania, przygotowuje burzę mózgów oraz omawia działania ze swoimi klientami. Częstym błędem jest oczekiwanie największych rezultatów podczas meetingu. W ten sposób przeciąga się je aż do osiągnięcia efektu. Tymczasem dobrą praktyką jest bycie przygotowanym na spotkanie. Dużo łatwiej wtedy przedyskutować obecną sytuację, ponieważ pod wpływem stresu nie zawsze uda się stworzyć najlepsze rozwiązanie. W przypadku spotkań online, również warto przygotować się do nich oraz po skończonym spotkaniu przeznaczyć kilka minut na niezobowiązującą rozmowę. Chodzi o utrzymywanie relacji, które pomogą pracownikom odnaleźć się czas pandemii. Udowodniono bowiem, że w biurach istotne jest nie tylko wykonywanie obowiązków, ale również nawiązywanie relacji, które pomaga w poczuciu przynależności do firmy oraz zwiększa motywację i poprawia samopoczucie.   

Robienie notatek i agend spotkań.

Podczas spotkań warto robić notatki, dzięki czemu łatwo potem wrócić do firmowych ustaleń i nad nimi pracować. Częstym błędem jest zwoływanie spotkań bez powiadomienia o temacie lub, co gorsza, bez uprzedzenia. Jeśli pracownicy nie znają wcześniej planu spotkania, trudno im się przygotować. Może wtedy panować nerwowa atmosfera. Oczywiście zdarzają się nieprzewidziane narady i spotkania, ale chcąc zaoszczędzić czas i energię, warto zaplanować wszystko, co się da. Kreatywność najlepiej rozwija się w bezpiecznym środowisku, w którym pracownicy wiedzą, czego mogą się spodziewać.  

Biznes online i planowanie zadań

Planowanie krótkoterminowe oraz długoterminowe są kluczowe w firmie, ale najpierw warto nauczyć się bieżącego zarządzania zadaniami. Istnieje wiele różnych metod zarządzania czasem, które warto poznać i dopasować do własnego sposobu pracy online, rytmu dnia i zdrowia. Specjaliści twierdzą, że najlepszym miernikiem tego, czy dobrze zarządzamy sobą w czasie, jest fakt, czy udaje się wykonywać zadania bardziej efektywnie i jednocześnie oszczędzać energię i czas. Dzięki temu można zapobiec wypaleniu zawodowemu i utrzymywać entuzjazm w miejscu pracy oraz sferach pozazawodowych.